Seks grunner til å bruke et spesialisert utstyrsprogram i stedet for Excel

Excel er kommet for å bli, enten du elsker det eller hater det. Men er Excel det beste verktøyet for å administrere og holde orden på utstyret ditt? Vi tror svaret er nei. Excel har åpenbare svakheter som kan påvirke dine forretningsprosesser eller ganske enkelt fordyre driften fordi operasjonene blir mer tidkrevende.

Her kan du lese mer om hvorfor en egen programvareløsning for vedlikehold og administrasjon av utstyr er bedre enn å bruke Excel.

1. Excel fanger ikke opp endringer i rammevilkårene dine

Regler og forskrifter endrer seg hele tiden, og nye krav og vilkår blir lagt til. Men foretar Excel automatiske tilpasninger til rammevilkårene for din bransje – lokalt, nasjonalt eller internasjonalt? Nei. Kan Excel programmeres til å passe med spesifikke bransjebehov og oppdateres sømløst over tid? Nei.

Excel kan være et firkantet og statisk verktøy, mens rammevilkårene for din bransje ikke er statiske. Du trenger et fleksibelt verktøy som tilpasser seg dine unike bransjebehov.

2. Excel utsetter deg for feil

Excel gjør det lett å registrere inn feil data og vanskelig å oppdage feilen. Spesielt over tid. Vi har alle vært der – tastet feil i celle-formelen, gjort feil under kopier-og-lim inn, eller brukt råtne lenker – med alle de følgefeilene som oppstår og skaper hodebry når man skal liste ut, tolke og validere data. Slike småfeil gjøres gjerne ubevisst og kan være vanskelig å oppdage, spesielt når Excel blir brukt over lang tid og til store mengder med data.

Hvis du benytter Excel til vedlikehold og administrasjon av utstyr, vil det kunne eksponere IT-driften for nedetid, virus og hardwarefeil. Tenk deg et data-sammenbrudd eller at du mister en laptop full av dokumenter som er lagret lokalt. Prøv så å tenke deg at regnearket forsvinner – hva gjør du? Excel er ikke i stand til å hjelpe deg hvis data har gått tapt.

Lagring av regneark på en delt lokasjon reiser problemstillinger rundt datavalidering og sikkerhet. Er du klar for å ta sjansen på at dine data er beheftet med feil, eller at du ikke er i stand til å hente fram sertifikater når du selv – eller en kontrollinstans – trenger dem?

3. Excel lagrer ikke sikkerhetssertifikater, samsvarserklæringer eller brukermanualer

Excel er kanskje egnet til å dekke enkelte behov for vedlikehold og administrasjon av utstyr, men programmet kan ikke lagre PDF-kopier av dine sikkerhetssertifikater eller samsvarserklæringer. Det er heller ikke mulig å lagre brukermanualer for de enkelte utstyrskomponentene.

Alt-i-ett programvare for vedlikehold og administrasjon av utstyr betyr at alle data, sertifikater og til og med brukermanualer for hver del av utstyret, blir lagret samtidig og på ett sted. Denne informasjonen blir tilgjengelig for deg, kundene dine og andre du ønsker å gi tilgang til, for eksempel gjennom en enkel skanning av QR-kode eller RFID-tag.

4. Excel sporer ikke data i sanntid

Regneark er ubrukelige til å levere oppsummerte sammendrag av data eller utstyrsinformasjon i sanntid. Dette er spesielt tilfellet hvis registreringen av data i Excel er outsourcet til ikke-teknisk kontorpersonell eller en leder som ikke er fysisk til stede på arbeidsstedet. Hvis man bruker Excel, blir det tilnærmet umulig å spore data i sanntid.

Tidsforskyvningen mellom det som skjer i nåtid og det som kan spores i Excel, kan gjøre din virksomhet mindre effektiv.

5. Excel åpner ikke for å samarbeide gjennom verdikjeden

Ville det ikke ha vært en drøm om dine leverandører hadde gjort registreringen av data for deg? Forestill deg bare at leverandøren gir deg en datafil som ganske enkelt lastes opp i et dataprogram, i stedet for å måtte bruke dager, uker eller måneder på å legge inn data manuelt i Excel. Snakker om effektivitet!

Drømmen blir en realitet hvis du benytter et program for vedlikehold og administrasjon av utstyr. Dette er fordi leverandørene dine kan levere presis dokumentasjon uten forsinkelser. Samtidig kan din virksomhet gjøre det samme for dine leverandører – og til og med for dine kunder. Excel takler ganske enkelt ikke denne oppgaven.

6. Excel tilpasser seg ikke endringer i din virksomhet og hjelper deg ikke med å forutsi framtidige behov

Excel kan bli for detaljert, det kan gi deg vanskeligheter med å holde oversikten, og det forholder seg ikke til spesifikke forhold i din virksomhet. Dette gjør det vanskelig å administrere dagens etterspørsel eller å forutsi framtidens behov hos kundene.

Et program for vedlikehold og administrasjon av utstyr er et robust og ukomplisert alternativ til det stresset som Excel kan føre med seg for dine operasjoner.

Oppsummering

Når du benytter et dataprogram for vedlikehold og administrasjon av utstyr, kan du være sikker på at dine data og dokumenter er presise, konsistente og komplette. I tillegg er du trygg på at data og dokumentasjon tilfredsstiller alle lovkrav. Du kan også dele informasjonen når som helst med dine nøkkelpartnere – uansett hvor de befinner seg geografisk eller i verdikjeden. Du har fullstendig kontroll over hvilke opplysninger som finnes i dokumentasjonen og hvordan du kan benytte informasjonen til å forutsi framtidige behov.

Ønsker du å høre mer om hvordan utstyrsprogramvare som Onix Work kan gjøre din virksomhet mer effektiv? Kom i kontakt med oss gjennom vår kontaktside eller e-postadressen sales@onix.com.

Arkiv

Pin It on Pinterest

Share This