Kom i gang med Onix Work

Videoer

Få mest mulig ut av din Onix Work lisens med våre videoer og webinarer. 

Getting Started with Onix Work

Kom i gang med Onix Work

Click here to get to the english pages

Hvordan logge seg på Onix Work

Du vil motta en e-post fra Onix Work Customer Success med informasjon om din bruker og med en veiledning til pålogging. Den vil fortelle deg at du logger deg på ved å gå til Onix sin hjemmeside Onix.com. Øverst til høyre på hjemmesiden vil du se en «Logg inn» knapp. Første gang du logger deg på vil du få beskjed om å opprette et nytt passord – Når dette er gjort er du nå logget på i din Onix Work konto.

Gjennomgang av hjemskjermen

På Onix Work sin hjemskjerm kan du finne mye informasjon. Vi skal nå ta en gjennomgang av de ulike områdene på hjemskjermen og forklare nærmere hva som er her.

Grafer

Midt på skjermen din vil du se en graf. Denne gir deg oversikt over 3 ulike områder:

  • Arkiverte kontroller
  • Utstyr til forfall
  • Levert utstyr

Hver av disse grafene er ment til å gi deg en oversikt over ditt utstyr og din aktivitet for det aktuelle kalenderåret og året som var.

Dersom din konto enda ikke har noe utstyr eller aktivitet registrert, vil denne grafen naturligvis være tom.

Ditt firma, din profil, varslinger og driftsmelding

Til venstre på hjemskjermen vil du se informasjon om ditt firma, din profil, varslinger og driftsmeldinger.

Ditt firma og din profil

Her vil du kunne se din firmalogo, adresse og kontaktinformasjon, samt din personlige informasjon som navn, e-postadresse, telefonnummer og profilbilde.

Du vil ha ved første innlogging ha minimalt med informasjon her, men vi skal se nærmere på hvordan du kan inkludere mest mulig informasjon her senere i denne veiledningen.

Varslinger

Her vil du finne alle varslingene for ditt firma. En varsling her innebærer at du eller en annen bruker i ditt firma må gjennomføre noe i Onix Work.

  • Akseptere eller avvise en firmainvitasjon
  • Aktivere et nytt produkt
  • Fornye lisen(er)
  • Behandle flaggede utstyrsnotater
  • Behandle utstyrsproblemer
  • Akseptere eller avvise Expressbruker forespørsler

Driftsmeldinger

Nederst til venstre vil vi gi deg oversikt over aktuelle driftsmeldinger, du vil også få beskjed ved innlogging. En driftsmelding vil vises dersom vi planlegger arbeid med Onix Work, noe som kan bety at systemet er nede i en gitt periode eller at det kan oppleves tregere.

Blog & arrangementer

Vi ønsker å holde deg som bruker oppdatert på alt som skjer rundt Onix Work. Dette kan være bloginnlegg, nyhetsartikler om Onix, webinarer og seminarer vi arrangerer samt andre nyheter. Alt slikt vil du finne nederst på hjemskjermen din. Du vil ha mulighet til å blad tilbake gjennom tidligere artikler og videoer dersom ønskelig.

Brukerstøtte, last ned og maler

Til høyre på hjemskjermen har vi inkludert snarveier til hjelpesider, tilgang på tilleggsprodukter dersom du har lisens for dette, og oppsett for Onix Express.

Brukerstøtte

Under brukerstøtte finner du «Kom i gang», «Hjelpesenter», og «Tilbakemelding». Kom i gang og hjelpesenter vil ta deg til våre supportsider hvor du kan få hjelp til det du måtte lure på. Du kan søke etter spesifikke nøkkelord, eller du kan bla gjennom FAQ’s.

“Tilbakemelding” lar deg registrere forbedringsforslag til systemet. Her kan du også stemme frem andre forslag som andre Onix Work brukere har registrert.

Last ned

Her vil du finne alle tilleggsprodukter du har tilgang på gjennom dine lisenser. Disse kan du laste ned direkte fra hjemskjermen din. Dette inkluderer Onix Source, Onix Tool Store og Onix Inspection.

Maler

Dersom du har lisens for Onix Express vil du her få hjelp til å inkludere dette på ditt firmas hjemmeside. Du vil finne ulike logoer, samt kode for integrering. Du vil også få beskjed om å skrive inn ditt firmas hjemmeside her for å gjøre hjemmesiden deres tilgjengelig for andre Onix Expressbrukere, dersom dette ikke er gjort vil du se en gul varseltrekant her.

De ulike modulene i Onix Work, dine personlige innstillinger og generelle innstillinger

Øverst på hjemskjermen vil du se de ulike modulene som er inkludert i din lisens, du vil ha tilgang til dine personlige innstillinger, og generelle innstillinger for kontoen til ditt firma.

De ulike modulene

Det finnes totalt 7 moduler i Onix Work:

  • Firma
  • Utstyr
  • Kontroller
  • Ordre
  • Utleie
  • Dokumenter
  • Produkter

Det er bak disse modulene at du vil utføre arbeid i Onix Work.

Dine personlige innstillinger

Ved å trykke på ikonet som illustrerer en person, vil du komme til dine personlige innstillinger. Her vil du blant annet ha tilgang til dine brukerinnstillinger hvor du har mulighet til å oppdatere din personlige informasjon, slå på personlige varslinger, finne ignorerte invitasjoner og endre ditt passord.

For å sette personlige varslinger, velger du hendelse du ønsker fra nedtrekks menyen, velger intervall for varslingen og trykker «Legg til». For eksempel slik:

Innstillinger

Tannhjulet oppe til høyre på din hjemskjerm tar deg til innstillinger. Vi skal nå gå gjennom de viktigste områdene i innstillinger.

Kom i gang

«Kom i gang» er et verktøy som tar deg gjennom de viktigste innstillingene. Her beveger vi oss nedover listen og passer på at vi fyller ut så mye informasjon som mulig eller at vi gjennomfører de oppgavene hvert trinn innebærer. Når dette er gjort kan vi huke av nede til venstre for utført/ikke relevant og går til neste trinn.

Om konfigurasjon

Her legger du til ditt firmas firmarolle. Du har valg mellom produsent, utstyrsleverandør, utstyrseier og sakkyndig virksomhet i nedtrekks menyen.

Firmaprofil

Legg til informasjon om ditt firma

Sertifiseringsorgan og logo

Dersom du er en sertifisert bedrift, skriver du inn sertifiseringsorganet ditt her og laster opp logoen til sertifiseringsorganet. Hvis du ikke er en sertifisert bedrift, trenger du bare å laste opp din firmalogo her.

Firmainnstillinger

Her velger du språk, hovedkontakt og meldingskontakt.

Hovedkontakt: Dette er personen som er synlig ut mot de andre firmaene som bruker Onix Work.
Meldingskontakt: Dette er for intern bruk, og dette er den personen som mottar alle meldinger og varslinger sendt fra systemet.

Du kan velge en enkelt person, eller du kan sette alle kontoadministratorer.

Avdelinger

Avdelinger er i hovedsak benyttet for å gruppere kontakter i organisasjonen. Skriv inn ønsket avdeling i tekstfeltet og trykk «Legg til». Denne avdelingen vil nå være tilgjengelig når du fyller ut informasjon om en kontaktperson.

Lokasjoner

Lokasjoner benyttes primært av utstyrseiere. Hvert utstyr kan registreres som tilhørende en lokasjon. Dette er brukt både i søk etter utstyr, og som et middel til å rapportere forfalt utstyr til rette kontakter. Du registrerer en lokasjon ved å skrive i tekstfeltet og trykke «Legg til».

Områder

Områder er et ekstra geografisk nivå for å finne utstyr. Områder kan også settes opp som delområder knyttet til lokasjoner, slik at en oppnår en to-nivåers geografisk inndeling.

Skriv området i tekstfeltet og trykk «Legg til». Ønsker du at et område skal tilhøre en lokasjon, velger du en lokasjon i nedtrekks menyen før du trykker «Legg til».

Kontaktpersoner og brukere

Du kan legge alle ansatte inn som kontakter, og deretter aktivere de som trenger tilgang til Onix Work som brukere. Minstekravet for å aktivere en bruker er at navn og e-postadresse er registrert. Antall brukere vil være begrenset av den til enhver tid gjeldende lisensavtale.

Trykk «Gå til Kontaktpersoner og brukere» for å komme hit.

Se https://www.onix.com/article/contacts-and-users/ for hvordan du oppretter kontaktpersoner og brukere.

Opprettelse av sjekklister

Dersom du er en sakkyndig bedrift eller du gjennomfører vedlikeholdsjobber på eget utstyr, kan du i Onix Work opprette sjekklister som du enkelt kan fylle ut. Se her for hvordan man oppretter en sjekkliste: https://www.onix.com/article/checklists/

Formularoppsett

I Onix Work er det ulike formularer som du kan tilpasse ditt ønske. Før du starter med kontrolljobber eller sertifiseringer, anbefaler vi at du forbereder formularene dine. Se her hvordan du gjør dette: https://www.onix.com/article/forms/

Kontrollkategorier

I kontrollkategorier seksjonen, bruk menyen «Endre utvalg» for å velge de kontrollkategorier som ditt firma kommer til å benytte i Onix Work. Dette kan være kontrollkategorier som ditt firma er sertifisert for, eller det kan være utstyr som du ønsker å opprette i Onix Work som tilhører en av disse kontrollkategoriene.

For hver kontrollkategori kan du knytte til en sjekkliste og sette sjekkliste som standard for denne kontrollkategorien om ønskelig.

Trykk «Gå til Kontrollkategorier» for å komme hit.

Se https://www.onix.com/article/control-categories/ for detaljert gjennomgang.

Utstyr

Dersom du har handlet utstyr fra en leverandør som bruker Onix Work eller du har fått utstyret ditt kontrollert av en sakkyndig som bruker Onix Work, vil dette utstyret allerede eksistere i Onix Work og dette kan overføres til din konto. Hvordan dette gjøres forklares i neste punkt, «Tilkoblet firma».

Men dersom dette ikke er tilfellet, må utstyret ditt registreres manuelt. Dette kan gjøres på to måter:

Produkter

For å sikre best mulig kvalitet på utstyr og dokumentasjon som opprettes i Onix Work anbefales det å bruke produkter med standardverdier.

Dette sikrer konsistente data og gjør at dere ikke er så avhengig av inngående detaljkunnskap hos den som oppretter utstyret og tilhørende dokumentasjon.

Produkter benyttes som mal når nytt utstyr opprettes fra:

  • Ordre
  • Utstyr
  • Onix Inspection
  • Onix Transfer

Lær mer om produkter her: https://www.onix.com/article/create-template-product/

Tilkoblet firma

Denne seksjonen styrer all tilgang mellom firmaer som bruker Onix Work, og her kan du både gi tilgang til andre, og be om tilgang hos et annet firma.

Firmatilknytninger som kan opprettes fra firma A til firma B:

  • Opprette/Levere: A kan registrere utstyr og overføre eierskap til B, i tillegg til å se og endre alt utstyr som A har levert direkte til B.
  • Lesetilgang: A kan se alt utstyr som B eier, med alle detaljer og siste dokumenter, uansett hvem som har opprettet og levert utstyret.
  • Ubegrenset tilgang: A kan se, endre og kontrollere alt utstyr som B eier, uansett hvem som har levert det, men bare for kontrollkategorier valgt av B.

Se https://www.onix.com/article/connected-companies/ for detaljert forklaring på hvordan du oppretter en tilkobling til et annet Onix Work firma.

Lisenser

Her får du en oversikt over alle dine Onix Work lisenser, inkludert å allokere individuelle brukere til tilgjengelige lisenser.

Trykk «Gå til Lisenser» for å komme hit.

Systemoppsett

I systemoppsett har vi ulike innstillinger som skal hjelpe deg og ditt firma å effektivisere deler av bruken i Onix Work.

Firmainnstillinger og Roller

Dette har vi allerede satt opp i «Kom i gang».

Søker

Her kan du begrense antall elementer i buffer for lister slik at du blir vist et antall utstyrs i søketreffet ditt. Dette anbefales for å unngå at systemet går tregere ved store søk som gir stort treff.

Utstyr

Ved opprettelse av utstyr kan man velge å kreve bruk av produkter ved å huke av denne boksen. Les mer om hva et produkt er og hvordan man oppretter et produkt her: https://www.onix.com/article/create-template-product/

Varsel til eier av utstyr

Her kan det settes varsling slik at du får en e-post når ditt utstyr nærmer seg forfall. Du kan velge om du vil ha varsling ukentlig eller månedlig og hvilken periode som skal inkluderes i varslingen.

En slik varsling kan sendes til meldingskontakt og til kontaktperson for en gitt lokasjon. For å tildele en kontaktperson for lokasjon, gå til «Lokasjoner», velg lokasjon og velg kontaktperson fra nedtrekks menyen.

Arkivering

Dersom du utfører kontroller, kan du her sette opp noen regler som vil effektivisere denne prosessen.

  • Standard varighet til neste kontroll
  • Automatisk sett dagens dato på kontroll
  • Automatisk sett gamle dokumenter inaktive ved arkivering av kontroll
  • Tillat at kontrollstatus er bedre enn verste sjekkpunkt status
  • Sett status OK på hele sjekklisten i nye kontroller

Standard formularvalg

Her kan du sette hvilke direktiv som er riktig for ditt firma for nye leveranser og for kontroller.

Dersom du gjennomfører sakkyndige kontroller for andre kunder, kan du gjøre dine kontrolldetaljer synlige for kundene ved å huke av boksen her.

Standard behandling av NC og M status

Her kan du sette regler for hva som skal skje med utstyr dersom det får en status NC eller M ved kontroll. Skal det fortsette å være aktivt, eller skal det automatisk bli satt som inaktivt eller kassert?

Og når må problemer på utstyr med RC eller MO status håndteres innen?

Nummerering av vedlikeholdsjobber

Dersom du bruker Onix Worker appen og gjennomfører vedlikeholdsjobber, kan du her bestemme nummerereringen på jobbene ved å bruke et prefiks og/eller sette verdien slik du ønsker.

Søkemotoren i Onix Work

I de ulike modulene finnes det en søkemotor, her vil jeg forklare deg prinsippene til søkemotoren og hvordan du kan søke frem det du ønsker.

I dette eksempelet bruker jeg utstyrsmodulen – Fremgangen her er den samme for de andre modulene.

I søkemotoren har jeg ulike områder og kriterier jeg kan søke på. Jeg skriver inn ønsket søkekriteria og trykker søk. Jeg vil da få opp søketreffet midt i kolonnen til høyre. Her trykker jeg på det aktuelle treffet og informasjonen til treffet vil vises til høyre for kolonnen.

For å tilpasse din søkemotor slik at den inneholder de mest aktuelle søkefeltene, trykk på tannhjulet her og huk av for de feltene du ønsker.

Videre hjelp og assistanse

Vi ønsker at du skal få best mulig nytte av Onix Work. Derfor har vi ulike kanaler som kan hjelpe deg på veien:

  • Hjelpesider: Disse får du tilgang til via hjemskjermen i Onix Work, eller via våre hjemmesider www.onix.com/no/hjelpe-senter/
  • Nyheter og arrangementer: Hold deg oppdatert på nyheter og arrangementer enten via hovedskjermen i Onix Work eller via våre hjemmesider https://www.onix.com/no/blog/ eller https://www.onix.com/no/events/
  • Kontakt oss:
  • Youtube: På vår Youtube-kanal kan du finne hjelpsomme videoer om ofte stilte spørsmål og nye funksjoner som blir implementert.

Oppstartspakker

Sørg for at du kommer i gang så raskt og smidig som mulig. Få fordelene av din Onix Work med minst mulig stress.

Pin It on Pinterest